Ettevõtte e-post oma domeeniga: kuidas seadistada nimi@firma.ee
Aadress nimi@firma.ee mõjub usaldusväärsemalt kui Gmail. Selgitame, kust e-posti majutust saada, mis on MX, SPF, DKIM ja DMARC ning kuidas postkast Outlooki või Gmaili ühendada.
Miks oma domeeniga e-post?
Kui pakkumine saabub aadressilt firmanimi123@gmail.com, kahtleb klient enne, kui kirja avab. Aadress nimi@firma.ee ütleb, et ettevõte on päris ja domeen kuulub talle. Lisaks jääb postkast ettevõttele ka siis, kui töötaja lahkub.
Kolm võimalust
| Valik | Mis see on | Millal sobib |
|---|---|---|
| Veebimajutusega kaasas olev post | Postkastid samal serveril, kus sait | Väike firma, paar postkasti, väike eelarve |
| Google Workspace | Gmail + Drive + Meet sinu domeenil | Meeskond, kes töötab Google'i tööriistadega |
| Microsoft 365 | Outlook + Teams + Office | Ettevõte, kus kasutatakse Wordi ja Exceli |
| Zoho Mail | Soodne eraldi e-posti teenus | Kui on vaja ainult posti, mitte kontoritarkvara |
Näiteks Zone.ee Starter-paketiga on e-posti maht kaasas. Kui vajad kalendrit, ühiseid dokumente ja videokõnesid, on Google Workspace või Microsoft 365 mugavam. Kõrvutav võrdlus on meie e-posti majutuse TOP-is.
DNS-kirjed, mida pead teadma
E-post töötab ainult siis, kui domeeni DNS-is on õiged kirjed. Need lisad oma domeeniregistraatori või hostingu halduspaneelis.
- MX — ütleb, millisele serverile sinu domeeni kirjad toimetada. Ilma selleta kirjad lihtsalt ei jõua kohale.
- SPF — loetelu serveritest, mis tohivad sinu nimel kirju saata. Puudumisel satuvad kirjad sageli rämpsposti.
- DKIM — digitaalallkiri, mis tõendab, et kirja sisu pole teel muudetud.
- DMARC — reegel, mida vastuvõttev server teeb kirjaga, mis SPF-i või DKIM-i kontrolli ei läbi.
Alates 2024. aastast nõuavad Google ja Yahoo suurematelt saatjatelt SPF-i, DKIM-i ja DMARC-i olemasolu. Ka väikeettevõttel tasub need kohe seadistada — see on viie minuti töö ja säästab hiljem palju närvirakke.
Postkasti ühendamine Outlooki või Gmaili
Kui kasutad hostingu postkasti, aga oled harjunud Outlooki või Gmaili liidesega, saad postkasti sinna ühendada:
- Leia hostingu paneelist IMAP- ja SMTP-serveri aadressid ja pordid.
- Outlookis: Lisa konto → Täpsem seadistus → IMAP.
- Gmailis: Seaded → Kontod → Kontrolli teiste kontode e-posti ning lisa saatmiseks sama aadress.
Vali alati IMAP, mitte POP3 — siis on kirjad sünkroonis nii telefonis kui arvutis.
Levinud vead
- SPF-kirjeid on kaks. Domeenil tohib olla ainult üks SPF-kirje; mitu tükki muudab selle kehtetuks.
- Domeen on arendaja nimel. Kui veebitegija registreeris domeeni enda nimele, ei ole sul selle üle kontrolli. Kontrolli seda kohe.
- Unustatud postkastid. Lahkunud töötaja postkast jääb avatuks ja keegi ei loe sinna saabuvaid kliendikirju.
Kokkuvõte
Väikesele firmale piisab sageli hostinguga kaasas olevast postist; meeskonnale tasub võtta Google Workspace või Microsoft 365. Mõlemal juhul seadista kohe ka SPF, DKIM ja DMARC — siis jõuavad sinu kirjad postkasti, mitte rämpsposti.